Een digitaal certificaat is een elektronisch bestand dat je identiteit online verifieert. In Spanje wordt het uitgegeven door een vertrouwde certificeringsinstantie, waarvan de meest voorkomende de FNMT is.
Wanneer je je certificaat gebruikt om een document te ondertekenen of toegang te krijgen tot een overheidsportaal, bevestigt dit twee dingen:
- Authenticiteit: Het bewijst dat je bent wie je zegt dat je bent.
- Integriteit: Het zorgt ervoor dat de informatie niet is gewijzigd nadat je deze hebt ondertekend.
Voor een freelancer is deze digitale identiteit niet alleen een gemak; het is een noodzaak om je zakelijke verplichtingen efficiënt en veilig te beheren.
Waarom elke autónomo een digitaal certificaat nodig heeft
Hoewel het misschien lijkt op weer een stukje administratie, is het verkrijgen van een digitaal certificaat een van de meest praktische stappen die je kunt nemen voor je freelance bedrijf. Het vereenvoudigt bijna elke interactie die je hebt met de Spaanse overheid.
1. Doe je belastingaangifte online (en op tijd)
Als freelancer (autónomo) moet je elk kwartaal belastingaangifte doen bij de Spaanse belastingdienst (Agencia Tributaria of AEAT). Deze modelos, zoals Modelo 303 voor de btw en Modelo 130 voor de inkomstenbelasting, moeten elektronisch worden ingediend. Een digitaal certificaat is de meest directe en veilige manier om toegang te krijgen tot het online portaal van de AEAT en deze aanvragen in te vullen. Zonder dit certificaat zou u moeten vertrouwen op diensten van derden, waardoor een routinematige taak complexer en duurder wordt.
2. Beheer uw sociale zekerheid
Het sociale zekerheidsstelsel (Seguridad Social) staat centraal in uw leven als autónomo. Je digitale certificaat geeft je toegang tot de Sede Electrónica, hun online portal. Hier kun je:
- Je premiegeschiedenis bekijken.
- Je Vida Laboral (officieel verslag over je werk en privéleven) downloaden.
- Werk uw persoonlijke gegevens bij.
- Beheer uw maandelijkse autónomo-betalingen.
Het hebben van directe toegang stelt u in staat om uw administratie op orde te houden en ervoor te zorgen dat u aan de regels voldoet, waardoor u gemoedsrust krijgt.
3. Toegang tot officiële kennisgevingen
Spaanse overheidsinstanties, waaronder de belastingdienst en de sociale zekerheid, stappen af van papieren post. Officiële kennisgevingen worden nu naar uw beveiligde elektronische postbus gestuurd, bekend als de Dirección Electrónica Habilitada única (DEHú).
Je bent wettelijk verplicht om deze mailbox regelmatig te controleren. Het missen van een melding kan leiden tot boetes en straffen. Je digitale certificaat is de sleutel tot toegang tot je DEHú en om op de hoogte te blijven van belangrijke mededelingen.
4. Interactie met andere administraties
Je digitale certificaat is niet alleen voor belastingen en sociale zekerheid. Je kunt het gebruiken om te communiceren met een groot aantal overheidsinstanties, waaronder je lokale gemeentehuis (ayuntamiento) om je in te schrijven voor de padrón of lokale belastingen te betalen. Dit centraliseert je administratieve taken en bespaart je talloze uren die je anders in wachtrijen zou moeten doorbrengen.
Hoe krijg je je digitale certificaat op afstand
Van oudsher moest je voor het verkrijgen van een digitaal certificaat een afspraak maken om je identiteit te verifiëren. Dit proces kon tijdrovend zijn, vooral wanneer afspraken schaars waren. Gelukkig zijn er nu manieren om het hele proces vanuit huis te voltooien.
Softwareplatforms die zijn ontworpen voor Spaanse freelancers vereenvoudigen deze cruciale stap. Met Facturaz kun je bijvoorbeeld je digitale certificaat direct vanuit de applicatie aanvragen. Het proces is eenvoudig en snel.
Hier volgt hoe het in het algemeen werkt:
- Start de aanvraag: Je start de aanvraag via Facturaz.
- Guided Onboarding: Het platform leidt u door de noodzakelijke stappen en zorgt ervoor dat u de juiste informatie verstrekt.
- Document Capture: Je wordt gevraagd een foto van je identiteitsbewijs (DNI/NIE) te uploaden en een verificatie in te vullen om je identiteit te bevestigen.
- Receive Your Certificate: Nadat uw identiteit is geverifieerd, wordt het certificaat uitgegeven en kunt u het op uw computer installeren.
Dit proces op afstand neemt een grote barrière weg voor nieuwe freelancers en verandert een ingewikkelde taak in een eenvoudige, begeleide ervaring.
Als je van buiten Spanje komt, ken je het Certificado Digital misschien niet. Het is de Spaanse versie van een nationale digitale identiteit: een beveiligd certificaat op je computer of telefoon waarmee je kunt inloggen op overheidsdiensten en documenten elektronisch kunt ondertekenen. Dit is hoe het zich verhoudt tot systemen in andere EU-landen.
- Duitsland: nPA (neuer Personalausweis)
- Frankrijk: FranceConnect
- Italië: SPID (credential providers) + CIE (chip ID kaart met eID)
- Nederland: DigiD
- Oostenrijk: ID Oostenrijk
- Portugal: Burgerpas + Chave Móvel Digital + id.gov.pt app
- België: itsme
- Polen: e-dowód
- Luxemburg: LuxTrust
