Antes de entrar en detalles, aclaremos qué hace que un gasto sea deducible. Para que un gasto pueda imputarse a tus ingresos, debe estar directa y exclusivamente relacionado con tu actividad profesional. Esta es la regla de oro. Tienes que ser capaz de demostrar a la Agencia Tributaria española (Hacienda) que el gasto era necesario para hacer tu trabajo.
Llevar registros organizados no es sólo una buena práctica; es un requisito. Necesitarás una factura completa para la mayoría de las deducciones. Un simple recibo o ticket no suele ser suficiente. Una factura debe incluir su nombre completo y NIF, los datos del proveedor, una descripción del servicio o producto, la fecha y un desglose claro del impuesto.
Veamos las principales categorías.
Gastos profesionales y operativos
Esta es una categoría amplia que cubre muchos de los costes diarios del funcionamiento de su negocio. Son gastos que no encajan perfectamente en otros grupos específicos pero que son vitales para tu trabajo.
Ejemplos comunes incluyen:
- Suministros y materiales: Cualquier cosa que compres para producir tu trabajo, desde software de diseño hasta materias primas para un producto físico.
- Gastos de gestión: Gastos por servicios de contables, abogados u otros profesionales que le ayuden a gestionar su negocio.
- Membresías: Cuotas de asociaciones profesionales o cámaras de comercio relacionadas con su sector.
- Marketing y publicidad: Gastos de promoción de tus servicios, como anuncios online o impresión de tarjetas de visita.
Un detalle clave a recordar tiene que ver con las facturas de otros profesionales. Si recibes una factura que incluye una retención (retención de IRPF), eres responsable de pagar esa cantidad retenida a la Agencia Tributaria en su nombre. Esto se hace trimestralmente. Del mismo modo, si alquilas una oficina o un espacio de trabajo, es probable que la factura del alquiler tenga una retención que debes declarar y pagar.
Para todos estos gastos, la regla es sencilla: obtén una factura completa y asegúrate de que el gasto es 100% para tu negocio.
Gastos de transporte por trabajo
Como autónomo, es posible que tenga que viajar para reunirse con clientes, asistir a eventos o visitar lugares de trabajo. Muchos de estos gastos de desplazamiento pueden deducirse, pero las normas varían en función del medio de transporte.
Transporte público y viajes compartidos
- Taxis y Ride-Sharing (Uber, Cabify): Para deducir tanto el IVA como el coste contra tu IRPF, debes tener una factura completa. La mayoría de las aplicaciones de viajes compartidos facilitan la descarga de estas facturas desde su cuenta. Sin una factura completa, no puedes reclamar el IVA.
- Transporte público (metro, autobús): Deducir los gastos de un abono mensual de transporte no suele ser posible porque es difícil demostrar que se utilizó exclusivamente para trabajar. En el caso de los billetes sencillos, obtener una factura completa suele ser poco práctico.
Viajes de larga distancia
- Vuelos y trenes: Un billete por sí solo no es suficiente para una deducción fiscal. Es necesario solicitar una factura completa a la compañía aérea (excepto Ryanair: basta con el billete de avión y el extracto bancario que acredite la compra) o ferroviaria. Este es un paso crucial que mucha gente pasa por alto. La factura demuestra que el gasto está vinculado a su identidad profesional.
Parking y peajes
Los gastos de aparcamiento y peajes en los que incurra al viajar por trabajo son deducibles. Al igual que con otros gastos, necesita una factura completa para reclamar tanto el IVA como la deducción del IRPF. Pida siempre la factura en el aparcamiento o en el peaje.
Deducciones por comidas y dietas
Puede deducirse los gastos por comidas realizadas fuera de casa durante su jornada laboral, pero existen condiciones y límites estrictos. Esta deducción está pensada para cubrir los gastos cuando no puedes comer en casa porque estás trabajando.
Para deducir los gastos de comidas, debe cumplir todos los requisitos siguientes:
- El gasto debe corresponder a una comida en restaurante u hotel. Los comestibles de un supermercado o los servicios de reparto de comida no cuentan.
- Debe pagar electrónicamente. Utilice una tarjeta de débito o crédito vinculada a su empresa. Los pagos en efectivo no dan derecho a esta deducción.
- La comida debe tener lugar en día laborable.No puedes deducir las comidas de fines de semana o festivos a menos que puedas demostrar que estabas trabajando.
- El lugar debe estar en un municipio diferente al domicilio social de tu empresa. Esto es para demostrar que tuviste que comer fuera debido a un viaje relacionado con el trabajo.
- Necesitas una factura completa. Un simple recibo de pago no es suficiente.
También hay límites diarios sobre cuánto puedes deducirte. En España, el límite diario estándar es de 26,67 euros. Esta cantidad aumenta si su trabajo le obliga a pernoctar. Llevar un registro claro, que incluya la factura y el justificante de pago electrónico, es esencial para justificar estas deducciones.
