Voordat we in de details duiken, laten we eerst verduidelijken wat een uitgave aftrekbaar maakt. Om een uitgave te kunnen aftrekken van je inkomen, moet deze rechtstreeks en uitsluitend verband houden met je beroepsactiviteit. Dit is de gouden regel. Je moet de Spaanse belastingdienst (Hacienda) kunnen bewijzen dat de kosten noodzakelijk waren om je werk te kunnen doen.
Het bijhouden van een administratie is niet alleen een goede gewoonte; het is een vereiste. Voor de meeste aftrekposten heb je een goede factuur nodig (een factura completa). Een simpel bonnetje is meestal niet genoeg. Een factuur moet je volledige naam en belastingnummer (NIF) bevatten, de gegevens van de leverancier, een beschrijving van de dienst of het product, de datum en een duidelijke specificatie van de belasting.
Laten we eens kijken naar de belangrijkste categorieën.
Professionele en operationele kosten
Dit is een brede categorie die veel van de dagelijkse kosten van het runnen van je bedrijf omvat. Dit zijn uitgaven die niet netjes in andere specifieke groepen passen, maar wel van vitaal belang zijn voor je werk.
Gemeenschappelijke voorbeelden zijn:
- Supplies and Materials:Alles wat je koopt om je werk te produceren, van ontwerpsoftware tot grondstoffen voor een fysiek product.
- Managementkosten: Kosten voor diensten van accountants, advocaten of andere professionals die je helpen bij het runnen van je bedrijf.
- Lidmaatschappen: Kosten voor beroepsverenigingen of kamers van koophandel die gerelateerd zijn aan je branche.
- Marketing en reclame: Uitgaven voor het promoten van je diensten, zoals online advertenties of het drukken van visitekaartjes.
Een belangrijk detail om te onthouden zijn de facturen van andere professionals. Als je een factuur ontvangt die een bronbelasting (IRPF-inhouding) bevat, ben je verantwoordelijk voor het betalen van dat ingehouden bedrag aan de belastingdienst namens hen. Dit gebeurt elk kwartaal. Ook als je een kantoor of werkruimte huurt, bevat de huurfactuur waarschijnlijk een bronbelasting die je moet aangeven en betalen.
Voor al deze kosten is de regel eenvoudig: zorg voor een volledige factuur en controleer of de uitgave 100% voor je bedrijf is.
Vervoerskosten voor werk
Als freelancer moet je misschien reizen om klanten te ontmoeten, evenementen bij te wonen of werklocaties te bezoeken. Veel van deze reiskosten kunnen worden afgetrokken, maar de regels verschillen per vervoersmiddel.
Openbaar vervoer en ride-sharing
- Taxi's en ride-sharing (Uber, Cabify): Om zowel de btw als de kosten af te trekken van je inkomstenbelasting, moet je een volledige factuur hebben. Bij de meeste apps voor ride-sharing kun je deze eenvoudig downloaden van je account. Zonder een volledige factuur kun je de btw niet claimen.
- Publiek vervoer (metro, bus): Aftrek van kosten voor een maandelijkse reispas is over het algemeen niet mogelijk omdat het moeilijk te bewijzen is dat deze uitsluitend voor het werk is gebruikt. Voor losse kaartjes is het vaak niet praktisch om een volledige factuur te krijgen.
Langeafstandsreizen
- Vluchten en treinen: Alleen een ticket is niet voldoende voor belastingaftrek. Je moet een volledige factuur opvragen bij de luchtvaartmaatschappij (behalve Ryanair: vliegticket en bankafschrift dat de aankoop bewijst is voldoende) of treinmaatschappij. Dit is een cruciale stap die veel mensen over het hoofd zien. De factuur bewijst dat de uitgave verband houdt met je professionele identiteit.
Parkeren en tol
Parkeer- en tolkosten die je maakt voor je werk zijn aftrekbaar. Net als bij andere uitgaven heb je een volledige factuur nodig om zowel de btw als de aftrek voor de inkomstenbelasting te claimen. Vraag altijd om een factuur bij de parkeergarage of het tolhuisje.
Maaltijd- en verblijfsvergoedingen
U kunt uitgaven voor maaltijden die u tijdens uw werkdag buiten de deur nuttigt, aftrekken, maar er zijn strikte voorwaarden en beperkingen. Deze aftrek is bedoeld om kosten te dekken als je niet thuis kunt eten omdat je werkt.
Om maaltijdkosten af te kunnen trekken, moet je aan alle volgende criteria voldoen:
- De uitgaven moeten betrekking hebben op een maaltijd in een restaurant of hotel. Boodschappen van een supermarkt of voedselbezorgdiensten tellen niet mee.
- Je moet elektronisch betalen.Gebruik een pinpas of creditcard die is gekoppeld aan je bedrijf. Contante betalingen komen niet in aanmerking voor deze aftrek.
- De maaltijd moet plaatsvinden op een werkdag. Maaltijden in het weekend of op feestdagen kun je niet aftrekken, tenzij je kunt aantonen dat je aan het werk was.
- De locatie moet zich in een andere gemeente bevinden dan je geregistreerde bedrijfsadres. Dit is om aan te tonen dat je uit eten moest vanwege werkgerelateerde reizen.
- Je hebt een volledige factuur nodig. Een eenvoudig betalingsbewijs is niet genoeg.
Er zijn ook dagelijkse limieten aan hoeveel je mag aftrekken. In Spanje is de standaard dagelijkse limiet €26,67. Dit bedrag wordt hoger als je voor je werk moet overnachten. Het bijhouden van een duidelijke administratie, inclusief de factuur en een bewijs van elektronische betaling, is essentieel om deze aftrekposten te rechtvaardigen.
