Inzicht in intracommunautaire activiteiten

Een intracommunautaire transactie is de verkoop van goederen of diensten tussen bedrijven in verschillende EU-lidstaten. Voor een Spaanse freelancer betekent dit factureren aan een zakelijke klant in een ander EU-land.

‍

Het belangrijkste kenmerk van deze transacties is hoe IVA (Belasting Toegevoegde Waarde) wordt afgehandeld. Als je aan een klant in Spanje verkoopt, voeg je normaal 21% IVA toe aan je factuur. Voor intracommunautaire verkopen is het proces anders. De transactie is meestal vrijgesteld van Spaanse IVA en de verantwoordelijkheid voor het afhandelen van de belasting verschuift naar je klant in zijn thuisland. Dit staat bekend als de verleggingsregeling (in het Spaans, inversión del sujeto pasivo).

‍

Om dit te laten werken, moeten zowel jij als je klant voor belastingdoeleinden geregistreerd zijn binnen de EU.

‍

Wanneer is een verkoop een intracommunautaire transactie?

Niet elke verkoop aan een klant in een ander EU-land is een intracommunautaire transactie. Wil een verkoop zijn vrijgesteld van de Spaanse IVA onder de verleggingsregeling, dan moet deze aan specifieke voorwaarden voldoen:

1. Beide partijen zijn bedrijven of professionals: De transactie moet B2B (business-to-business) zijn. Je kunt deze regel niet toepassen bij verkoop aan een particulier.
2. Beide partijen zijn geregistreerd in de VIES: Jij en je klant moeten een geldig EU-BTW-nummer hebben en geregistreerd zijn in het VAT Information Exchange System (VIES).
3. De goederen of diensten gaan een grens over: Voor goederen geldt dat ze fysiek moeten worden vervoerd van Spanje naar een andere EU-lidstaat. Voor diensten wordt de dienst geacht te worden geleverd waar de klant is gevestigd.

Als aan deze voorwaarden wordt voldaan, kun je een factuur uitreiken zonder Spaanse IVA toe te voegen.

Hoe registreer ik me voor VIES

Om intracommunautaire transacties uit te voeren, moet je geregistreerd zijn als intracommunautair operator. Hiervoor moet je je registreren bij het Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), dat je vervolgens opneemt in de EU-database VIES.

‍

Hier lees je hoe je dat doet:

1. Zend in Modelo 036: Wanneer je je voor het eerst registreert als autónomo, of op enig moment daarna, moet je het Modelo 036 van de belastingdienst gebruiken
2. Markeer vak 582: In dit modelo vind je een gedeelte voor "Registro de operadores intracomunitarios."Je moet vak 582 aanvinken om registratie aan te vragen.
3. Wacht op goedkeuring: De Spaanse belastingdienst (AEAT) beoordeelt je aanvraag. Ze kunnen controleren of je een echte zakelijke reden hebt voor de registratie. Het goedkeuringsproces kan tot drie maanden duren.
4. Bekijk je status: Zodra je aanvraag is goedgekeurd, wordt je NIF (fiscaal identificatienummer) opgenomen in de VIES-telling. Je kunt je status en de status van je klanten controleren op het AEAT's VIES-raadplegingsportaal.

Totdat je officieel bent geregistreerd in ROI/VIES, kun je geen facturen uitgeven met de verleggingsregeling. Je moet zoals gebruikelijk Spaanse IVA in rekening brengen.

‍

Intracommunautaire verkoop factureren

Zodra je bent geregistreerd in VIES, kun je heel eenvoudig een factuur maken voor een EU-klant. Het ziet er ongeveer hetzelfde uit als een standaardfactuur, maar met een paar cruciale verschillen.

‍

Je intracommunautaire factuur moet het volgende bevatten:

• Jouw VIES BTW-nummer: Dit is je Spaanse NIF met het voorvoegsel "ES" (bijv.g., ESX1234567A).
• Het VIES-btw-nummer van je klant: Voordat je een factuur verstuurt, controleer je of het nummer geldig is in het VIES-systeem. Als je Facturaz gebruikt, is dat geen probleem: wij controleren het automatisch voor je.
• Een specifieke opmerking:Op de factuur moet worden vermeld dat de transactie is vrijgesteld van IVA vanwege de verleggingsregeling. Een gebruikelijke zin is: "Operación exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo, según el art. 84.Uno.2º de la Ley 37/1992 de IVA."
• Geen IVA-bedrag: Op de factuur moet 0% IVA staan.

Software als Facturaz maakt dit eenvoudig door sjablonen te leveren die automatisch deze velden bevatten wanneer u een verkoop aanmerkt als een intracommunautaire levering. Dit zorgt ervoor dat je documenten altijd aan de regels voldoen.

‍

Je belastingverplichtingen

Het aangaan van intracommunautaire handel brengt specifieke rapportageverplichtingen met zich mee. Je moet deze transacties aangeven bij de Spaanse belastingdienst.

• Modelo 303 (driemaandelijkse IVA-aangifte): Ook al breng je geen IVA in rekening, je moet de totale waarde van je intracommunautaire verkopen in dit modelo opgeven. Het is een informatieve aangifte die de belastingdienst laat weten wat je bedrijfsactiviteiten in de EU zijn.
• Modelo 349 (Samenvatting intracommunautaire transacties): Dit modelo is een gedetailleerd overzicht van al je intracommunautaire transacties, zowel verkopen als aankopen. Je moet elke EU-klant of -leverancier met wie je in die periode hebt samengewerkt en het totale gefactureerde bedrag vermelden. De frequentie van indienen (maandelijks, driemaandelijks of jaarlijks) hangt af van het totale volume van je transacties.

Deze modellen zijn essentieel om je belastingzaken op orde te houden. Als je een platform gebruikt dat deze modellen automatisch genereert op basis van je factuur- en onkostengegevens, kun je veel tijd besparen en de kans op fouten verkleinen.

‍

Eindstappen om het goed te doen

Het beheren van intracommunautaire transacties lijkt misschien een extra administratieve stap, maar het is een normaal onderdeel van zakendoen binnen de interne EU-markt. Door het op te splitsen wordt het overzichtelijk:

1. Registreer je voor VIES: Dit is je eerste en belangrijkste stap.
2. Verifieer je klanten: Controleer altijd of het btw-nummer van je klant geldig is in de VIES-database voordat je gaat factureren.
3. Factureer correct: Gebruik het juiste formaat en voeg de vereiste wettelijke notitie over de verleggingsregeling toe.
4. Geef uw transacties aan: Vergeet niet om zowel Modelo 303 als Modelo 349 in te dienen.