Una operación intracomunitaria es la venta de bienes o servicios entre empresas situadas en distintos Estados miembros de la UE. Para un autónomo español, esto significa facturar a un cliente empresarial de otro país de la UE.
La característica clave de estas transacciones es cómo se gestiona el IVA (Impuesto sobre el Valor Añadido). Normalmente, cuando vende a un cliente en España, añade el 21% de IVA a su factura. En el caso de las ventas intracomunitarias, el proceso es diferente. La transacción suele estar exenta del IVA español y la responsabilidad de gestionar el impuesto se traslada a su cliente en su país de origen. Esto se conoce como mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
Para que esto funcione, tanto usted como su cliente deben estar registrados a efectos fiscales en la UE.
¿Cuándo se considera que una venta es intracomunitaria?
No toda venta a un cliente de otro país de la UE es una operación intracomunitaria. Para que una venta esté exenta del IVA español en virtud del mecanismo de inversión del sujeto pasivo, debe cumplir determinadas condiciones:
- Ambas partes son empresas o profesionales: La operación debe ser B2B (business-to-business). No se puede aplicar esta regla cuando se vende a un particular.
- Ambas partes están registradas en el VIES: Usted y su cliente deben tener un número de IVA válido en la UE y estar registrados en el Sistema de Intercambio de Información sobre el IVA (VIES).
- Los bienes o servicios cruzan una frontera: Para bienes, deben ser transportados físicamente desde España a otro estado miembro de la UE. Para los servicios, el servicio se considera prestado donde está establecido el cliente.
Si se cumplen estas condiciones, puedes emitir una factura sin añadir el IVA español.
Cómo darse de alta en VIES
Para realizar operaciones intracomunitarias es necesario estar dado de alta como operador intracomunitario. Para ello, debe inscribirse en el Registro de Operadores Intracomunitarios (ROI), que le incluirá en la base de datos VIES de la UE.
Así se hace:
- Submitir Modelo 036: Cuando se dé de alta como autónomo por primera vez, o en cualquier momento posterior, deberá utilizar el Modelo 036 de la Agencia Tributaria
- Marque la casilla 582: En este modelo, encontrará un apartado de "Registro de operadores intracomunitarios."Debes marcar la casilla 582 para solicitar el registro.
- Espera a la Aprobación: La Agencia Tributaria Española (AEAT) revisará tu solicitud. Es posible que comprueben que tiene un motivo empresarial genuino para el registro. El proceso de aprobación puede tardar hasta tres meses.
- Comprueba tu estado: Una vez aprobado, tu NIF (número de identificación fiscal) figurará en el censo VIES. Puede consultar su situación y la de sus clientes en el Portal de consultas VIES de AEAT.
Hasta que no esté oficialmente inscrito en el ROI/VIES, no podrá emitir facturas con el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Tendrías que cobrar el IVA español como de costumbre.
Facturación de una venta intracomunitaria
Una vez que estés registrado en VIES, crear una factura para un cliente de la UE es sencillo. Se parece mucho a una factura estándar, pero con algunas diferencias cruciales.
Su factura intracomunitaria debe incluir:
- Su NIF VIES: Es su NIF español con el prefijo "ES" (Ej.g., ESX1234567A).
- Tu NIF VIES de cliente:Antes de enviar una factura, asegúrate de que el número es válido en el sistema VIES. Si utilizas Facturaz, no te preocupes: nosotros lo comprobamos por ti automáticamente.
- Una nota específica:En la factura debe constar que la operación está exenta de IVA por el mecanismo de inversión del sujeto pasivo. Una frase habitual a utilizar es: "Operación exenta de IVA por inversión del sujeto pasivo, según el art. 84.Uno.2º de la Ley 37/1992 de IVA."
- Sin importe de IVA: En la factura debe figurar 0% de IVA.
Software como Facturaz te lo pone fácil proporcionando plantillas que incluyen automáticamente estos campos cuando designas una venta como suministro intracomunitario. Esto garantiza que sus documentos cumplan siempre la normativa.
Sus obligaciones fiscales
El comercio intracomunitario conlleva obligaciones específicas de información. Debes declarar estas operaciones a la Hacienda española.
- Modelo 303 (Declaración trimestral del IVA): Aunque no cobres IVA, debes declarar el valor total de tus ventas intracomunitarias en este modelo. Es una declaración informativa que permite a la Agencia Tributaria conocer tus actividades empresariales en la UE.
- Modelo 349 (Resumen de operaciones intracomunitarias): Este modelo es un resumen detallado de todas sus operaciones intracomunitarias, tanto de compra como de venta. Debe enumerar cada cliente o proveedor de la UE con el que haya trabajado durante el periodo y el importe total facturado. La frecuencia de presentación (mensual, trimestral o anual) depende del volumen total de sus transacciones.
Estos modelos son esenciales para mantener sus asuntos fiscales en orden. Utilizar una plataforma que genere estos modelos automáticamente a partir de los datos de tus facturas y gastos puede ahorrarte un tiempo considerable y reducir el riesgo de errores.
Pasos finales para hacerlo bien
Gestionar las transacciones intracomunitarias puede parecer un paso administrativo extra, pero es una parte normal de hacer negocios dentro del mercado único de la UE. Desglosarlo lo hace manejable:
- Registrarse en el VIES: Este es su primer paso y el más importante.
- Verifica a tus clientes: Comprueba siempre que el número de IVA de tu cliente es válido en la base de datos VIES antes de facturar.
- Facture correctamente: Utilice el formato adecuado e incluya la nota legal requerida sobre el mecanismo de inversión del sujeto pasivo.
- Declare sus operaciones: Recuerde presentar tanto el Modelo 303 como el Modelo 349.
