Verifactu is de naam die is gegeven aan de nieuwe technische vereisten voor factureringssoftware in Spanje. Het maakt deel uit van een breder overheidsinitiatief om belastingfraude te bestrijden en de nauwkeurigheid van belastingrapportage te verbeteren. De kerngedachte is ervoor te zorgen dat alle facturen van bedrijven en freelancers op een veilige, onveranderlijke en gestandaardiseerde manier worden vastgelegd.
Zie het als een digitaal keurmerk. Als je factureringssoftware voldoet aan Verifactu, heeft elke factuur die je maakt specifieke beveiligingsfuncties. Deze functies sturen automatisch een record van elke factuur naar de Spaanse belastingdienst (AEAT), waardoor een controleerbaar en transparant spoor van je bedrijfsinkomsten wordt gecreëerd.
Dit nieuwe systeem is verplicht en freelancers moeten factureringssoftware gebruiken die aan deze normen voldoet om compliant te blijven.
Keisen van Verifactu
Een factuur is meer dan alleen een rekening. Het is een document dat bewijst wat er is gebeurd, wanneer het is gebeurd en onder welke voorwaarden. Verifactu-systemen voegen een beveiligingslaag toe aan dit document. Om aan de voorschriften te voldoen, moet uw factureringsproces het volgende omvatten:
- Sequentiële factuurnummering: Elke factuur moet een uniek en opeenvolgend nummer hebben. De systemen van Verifactu dwingen dit automatisch af, waardoor hiaten of duplicaten worden voorkomen.
- Digitale handtekening: Elke factuurrecord wordt elektronisch "ondertekend" om de authenticiteit en integriteit ervan te garanderen. Dit betekent dat zodra een factuur is uitgegeven, de kerngegevens niet meer kunnen worden gewijzigd zonder een digitale voetafdruk achter te laten.
- QR Code:Alle facturen moeten een QR-code bevatten. Hierdoor kunnen uw klanten de factuur snel scannen met een mobiel apparaat en de legitimiteit ervan direct verifiëren bij de AEAT.
- Geautomatiseerde rapportage aan AEAT: Het systeem moet in staat zijn om een gestandaardiseerd XML-bestand van elke factuurrecord naar de belastingdienst te sturen. Dit is de cruciale stap die zorgt voor een realtime, controleerbaar logboek van al je factureringsactiviteiten.
Wat dit betekent voor jou als autónomo
De belangrijkste bijkomstigheid is dat je niet langer kunt vertrouwen op eenvoudige Word- of Excel-sjablonen om je facturen te maken. Je zult gecertificeerde factureringssoftware moeten gebruiken die voldoet aan alle eisen van Verifactu.
Dit klinkt misschien als nog een administratieve last, maar het heeft een aantal praktische voordelen:
- Reductie van fouten: Geautomatiseerde systemen minimaliseren het risico op handmatige fouten in je facturatie en belastinggegevens, wat je toekomstige kopzorgen bij de belastingdienst kan besparen.
- Vereenvoudigt belastingaangifte: Omdat al uw inkomstengegevens rechtstreeks naar de AEAT worden verzonden, wordt het indienen van uw kwartaalaangiften (zoals Modelo 303 voor de btw) veel eenvoudiger en nauwkeuriger. De gegevens zijn er al.
- Boosts Professionalism: Het gebruik van een compliant systeem laat je klanten zien dat je een serieus, professioneel en betrouwbaar bedrijf bent. De QR-code en het gestandaardiseerde formaat geven je facturen geloofwaardigheid.
- Peace of Mind: Wetende dat je facturatie volledig in overeenstemming is met de wet, kun jij je richten op wat je het beste kunt: je bedrijf runnen.
Hoe wordt u Verifactu-conform
Omschakelen naar een systeem dat Verifactu-conform is, is eenvoudig. De sleutel is het kiezen van de juiste software die niet alleen voldoet aan de wettelijke vereisten, maar ook je leven als freelancer eenvoudiger maakt.
Een goede factureringstool maakt van deze verplichting een routine die stilletjes op de achtergrond draait.
Daar komt een oplossing als Facturaz om de hoek kijken. Facturaz is speciaal ontworpen voor freelancers in Spanje en regelt alle complexiteiten van Verifactu compliance voor je.
Een correcte factuur maken met Facturaz
Met Facturaz is het proces eenvoudig:
- De factuur maken: U vult de klantgegevens en regelitems in zoals u dat normaal ook zou doen. De software zorgt ervoor dat alle vereiste wettelijke velden aanwezig zijn.
- Systeem handelt naleving af: Achter de schermen kent Facturaz automatisch een volgnummer toe, genereert het vereiste XML-record en de QR-code en bereidt de gegevens voor op veilige indiening bij de AEAT.
- Verstuur naar je klant: Je kunt de uiteindelijke PDF-factuur direct naar je klant e-mailen. Zij ontvangen een professioneel, conform document en jij hebt een beveiligde registratie in je systeem en bij de belastingdienst.
Het platform ondersteunt alles wat je als autónomo nodig hebt, inclusief verschillende IVA-tarieven (btw), IRPF-inhouding (inkomstenbelasting) en speciale gevallen zoals verlegging van heffingen.
Na Verifactu: je freelance financiën vereenvoudigen
Terwijl Verifactu de directe aanleiding is om over te stappen op gecertificeerde software, biedt een goed platform veel meer dan alleen compliance. Het kan de centrale hub worden voor het beheer van je hele freelancebedrijf.
Facturaz integreert bijvoorbeeld verschillende tools om je te helpen je financiën onder controle te houden:
- Expense Management: Upload foto's of PDF's van je onkostenbonnen en de tool haalt automatisch de belangrijkste gegevens eruit. Zo kun je je aftrekbare kosten moeiteloos bijhouden.
- Tax Modelo Generatie: Het platform haalt gegevens rechtstreeks van uw facturen en uitgaven om u te helpen bij het invullen van essentiële belastingmodellen zoals Modelo 303 (BTW) en Modelo 130 (IRPF).
- AI Insights: Je kunt een ingebouwde AI-assistent vragen stellen in gewone taal, zoals "Wat was mijn winst vorig kwartaal?" of "Hoeveel IRPF heb ik dit jaar ingehouden?"
- Offertes en tijdregistratie: Maak en verstuur professionele offertes en zet ze met één klik om in facturen. Als je per uur factureert, kun je je tijd bijhouden en deze direct aan een factuur toevoegen.
Met het Facturaz-pakket van €44 per maand zijn al deze functies inbegrepen. Facturaz biedt zelfs een gratis service waarmee je je binnen 24 uur kunt registreren als autónomo als je net begint.
